Zásady se vztahují na zpracování osobních údajů:
- při návštěvě našich internetových stránek a při potvrzení vstupního regulatorního upozornění;
- při komunikaci prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo telefonu;
- při odběru reportů a informačních sdělení;
- při posuzování, zda osoba splňuje podmínky pro přijetí investice;
- při plnění povinností v oblasti AML, identifikace a mezinárodních sankcí;
- po dobu trvání investičního vztahu a při jeho vypořádání;
- při vedení účetnictví a plnění daňových a dalších zákonných povinností;
- při ochraně našich práv a oprávněných zájmů.
Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je Strategic Hedge Capital osoba rizikového kapitálu s. r. o., IČO 233 29 611, se sídlem Příčná 1892/4, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 425347 (dále jen „Společnost“, „Správce“ nebo „my“).
Společnost vykonává správu majetku způsobem srovnatelným s obhospodařováním podle § 15 ZISIF a je zapsána v seznamu vedeném Českou národní bankou.
Nejmenovali jsme pověřence pro ochranu osobních údajů, protože nám tuto povinnost právní předpisy neukládají. Ve všech věcech ochrany osobních údajů nás kontaktujte na info@wayupcapital.cz nebo na adrese sídla.
Koho se zpracování týká
Zpracováváme osobní údaje zejména těchto osob:
- návštěvníků internetových stránek, kteří potvrdí vstupní regulatorní upozornění;
- zájemců o investici, kteří nás kontaktují nebo si vyžádají materiály;
- odběratelů reportů a informačních sdělení;
- investorů a osob jednajících za investory, jsou-li investory právnické osoby;
- skutečných majitelů investorů a osob prověřovaných v rámci AML;
- obchodních partnerů, poradců a jejich kontaktních osob.
Účely zpracování, právní tituly a doby uchování
U každého účelu uvádíme, jaké údaje zpracováváme, z jakého právního titulu podle čl. 6 GDPR a jak dlouho údaje uchováváme.
3.1Evidence potvrzení vstupního regulatorního upozornění
- Údaje: datum a čas potvrzení, IP adresa, jazyk, navštívená stránka, typ zařízení a prohlížeč, náhodný identifikátor návštěvníka, verze textu upozornění.
- Účel: prokázání, že investiční obsah byl zpřístupněn pouze osobě, která potvrdila, že je kvalifikovaným investorem ve smyslu § 15 odst. 4 písm. b) ZISIF.
- Právní titul: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a oprávněný zájem na prokazatelnosti (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
- Doba uchování: 3 roky od potvrzení.
3.2Kontaktní formulář, e-mailová a telefonická komunikace
- Údaje: jméno a příjmení, e-mail, telefon (nepovinný), obsah zprávy, jazyk, stav vyřízení a interní poznámka.
- Účel: vyřízení dotazu, zaslání vyžádaných materiálů a navazující komunikace.
- Právní titul: opatření přijatá před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR), případně oprávněný zájem na komunikaci s obchodními partnery.
- Doba uchování: 1 rok po vyřízení dotazu. Pokud na komunikaci naváže investiční vztah, přechází komunikace do dokumentace tohoto vztahu.
3.3Odběr reportů a informačních sdělení
- Údaje: e-mail, jméno, jazyk a záznam o udělení a odvolání souhlasu.
- Účel: pravidelné zasílání reportů a informací o naší činnosti.
- Právní titul: souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), který lze kdykoli bezplatně odvolat.
- Doba uchování: po dobu trvání souhlasu, poté 3 roky evidence o jeho udělení a odvolání pro doložení zákonnosti zpracování.
3.4Jednotná evidence kontaktů
- Údaje: e-mail, jméno, telefon (je-li uveden), jazyk, příznak „investorský kontakt“ (odeslaný kontaktní či investorský formulář) a příznak „odběratel novinek“ (přihlášení k odběru Insights), datum prvního a posledního kontaktu, počet zpráv, záznam o odhlášení z odběru a interní poznámka.
- Účel: vedení jedné přehledné evidence kontaktů, abychom nezasílali duplicitní sdělení, rozlišili zájemce o investici od čtenářů novinek a mohli doložit původ a rozsah každého kontaktu. Jedna osoba může být vedena v obou kategoriích současně.
- Právní titul: opatření před uzavřením smlouvy a oprávněný zájem na řádné evidenci obchodních kontaktů (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR) u investorských kontaktů; souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR) u odběru novinek.
- Doba uchování: u odběru novinek po dobu trvání souhlasu a poté 3 roky pro doložení jeho udělení a odvolání; u investorských kontaktů 3 roky od poslední komunikace, nenaváže-li investiční vztah. Záznam lze na žádost kdykoli vymazat.
- Přístup: pouze členové týmu Správce v interní části webu chráněné heslem; každý přístup, úprava i export se zaznamenává do auditního protokolu. Evidence není přístupná z veřejné části webu.
3.5Posouzení možnosti přijetí investora
- Údaje: identifikační a kontaktní údaje, informace o majetkových poměrech, zkušenostech a investičním záměru, doklady prokazující postavení kvalifikovaného investora.
- Účel: ověření, zda lze investici přijmout, a splnění podmínek stanovených ZISIF.
- Právní titul: plnění právní povinnosti a opatření před uzavřením smlouvy.
- Doba uchování: 10 let, je-li součástí AML dokumentace; jinak 3 roky od posouzení, pokud k investici nedojde.
3.6Identifikace a kontrola klienta podle AML zákona
- Údaje: údaje z dokladu totožnosti, údaje o skutečném majiteli, původu prostředků, politické exponovanosti a výsledky sankčního prověření.
- Účel: plnění povinností podle zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, a podle sankčních předpisů.
- Právní titul: plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
- Doba uchování: 10 let od uskutečnění obchodu nebo od ukončení vztahu s klientem (§ 16 AML zákona).
3.7Správa investice a plnění smlouvy
- Údaje: smluvní dokumentace, bankovní spojení, údaje o vkladech, výběrech, výnosech a reportingu.
- Účel: plnění smlouvy s investorem a související komunikace.
- Právní titul: plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR).
- Doba uchování: po dobu trvání vztahu a následně 10 let od jeho ukončení s ohledem na promlčecí lhůty a archivační povinnosti.
3.8Účetnictví, daně a archivace
- Údaje: fakturační a platební údaje, účetní doklady.
- Účel: vedení účetnictví a plnění daňových povinností.
- Právní titul: plnění právní povinnosti.
- Doba uchování: účetní záznamy 5 let, daňové doklady 10 let podle zákona o dani z přidané hodnoty.
3.9Ochrana právních nároků a zabezpečení
- Údaje: záznamy komunikace, provozní a bezpečnostní logy webu a interní evidence.
- Účel: určení, výkon nebo obhajoba právních nároků a zajištění bezpečnosti internetových stránek.
- Právní titul: oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).
- Doba uchování: provozní logy 12 měsíců, ostatní po dobu trvání promlčecí lhůty daného nároku.
Uvedené doby jsou maximální. Pokud odpadne účel zpracování dříve, údaje vymažeme nebo anonymizujeme bez zbytečného odkladu.
Odkud osobní údaje získáváme
Údaje získáváme především přímo od vás. Dále je můžeme získat z veřejných rejstříků a evidencí (obchodní rejstřík, evidence skutečných majitelů, insolvenční rejstřík, sankční seznamy) a od osob, které za vás jednají.
Příjemci osobních údajů
K údajům přistupují pouze pověření členové našeho týmu. Údaje dále můžeme předat těmto kategoriím příjemců, a to vždy jen v rozsahu nezbytném pro daný účel:
- poskytovateli hostingu a databáze internetových stránek (zpracovatel);
- poskytovateli e-mailových a kancelářských služeb (zpracovatel);
- účetní a daňové kanceláři, auditorovi a advokátní kanceláři;
- bankám, depozitáři, administrátorovi a dalším subjektům podílejícím se na vypořádání investice;
- orgánům veřejné moci, zejména České národní bance, Finančnímu analytickému úřadu, správci daně, soudům a orgánům činným v trestním řízení, plyne-li nám taková povinnost z právních předpisů.
Osobní údaje neprodáváme ani nepředáváme třetím osobám pro jejich vlastní marketingové účely.
Předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor
Údaje zpracováváme v Evropské unii. Pokud by některý z technických poskytovatelů zpracovával údaje mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak pouze na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek podle čl. 46 GDPR. Kopii použitých záruk vám na vyžádání poskytneme.
Zabezpečení osobních údajů
Přenos dat probíhá po šifrovaném spojení (HTTPS). Přístup do interní evidence je chráněn heslem a je omezen na pověřené členy týmu, přístupy a zásahy jsou zaznamenávány. Uplatňujeme zásadu minimalizace údajů a pravidelně mažeme údaje, u nichž uplynula doba uchování.
Automatizované rozhodování a profilování
Nedochází k automatizovanému rozhodování ani k profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo.
Je poskytnutí údajů povinné?
Poskytnutí údajů v kontaktním formuláři a při odběru reportů je dobrovolné; bez nich vás však nemůžeme kontaktovat, respektive vám sdělení zasílat.
Poskytnutí údajů pro účely identifikace a kontroly podle AML zákona a pro posouzení postavení kvalifikovaného investora je zákonným požadavkem. Bez těchto údajů nesmíme investici přijmout.
Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:
- právo na přístup k osobním údajům a na kopii zpracovávaných údajů (čl. 15 GDPR);
- právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR);
- právo na výmaz, není-li dán jiný zákonný důvod pro další zpracování (čl. 17 GDPR);
- právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR);
- právo na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě souhlasu nebo smlouvy (čl. 20 GDPR);
- právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR);
- právo kdykoli odvolat udělený souhlas, aniž je dotčena zákonnost dosavadního zpracování.
Uplatnění práv
Práva uplatníte e-mailem na info@wayupcapital.cz nebo písemně na adrese sídla. Abychom mohli žádost vyřídit, můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další dva měsíce, o čemž vás vyrozumíme.
Stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz, posta@uoou.cz. Budeme rádi, pokud nás nejprve kontaktujete přímo.
Změny těchto zásad
Zásady můžeme aktualizovat, zejména dojde-li ke změně právních předpisů nebo způsobu zpracování. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce s uvedením data účinnosti.